In diesem Beitrag haben wir für euch eine kostenlose und praktische Event-Checkliste zusammengestellt!
Ausgerüstet mit deiner neuen Event-Checkliste kannst du ganz entspannt mit der Planung deines nächsten Events beginnen!
Unsere Event-Checkliste soll dir bei der Planung und Realisierung deines Events helfen und enthält die wichtigsten und gängigsten Aufgaben der Veranstaltungsplanung. Natürlich muss die Liste immer noch ein wenig an jedes Event angepasst werden, da in der Praxis einfach keine Veranstaltung der anderen gleicht!
Die Reihenfolge kann, je nach dem, ob du ein öffentliches Event mit Eintritt, oder ein Firmen-Event planst, immer noch etwas variieren. Bei manchen Punkten, wie z.B. der Location, den Künstlern, etc., kann es auch sein, dass du diese anfangs erstmal nur anfragen und optionieren und vielleicht später dann erst fixieren möchtest. Das hängt dann immer ganz individuell von jeder Veranstaltung ab. Ebenso werden vielleicht nicht alle Punkte auf der Checkliste für jede Art von Veranstaltung relevant sein, dafür müssen andere, spezielle Punkte für dein Event, vielleicht noch ergänzt werden. Auf jeden Fall hast du mit deiner neuen Event-Checkliste eine solide Grundlage für die Planung eines gelungenen Events.
Hier findest du die komplette Event-Checkliste als kostenlose, druckfertige .pdf-Datei, einfach ausdrucken und anschließend abhaken was bereits erledigt wurde.
Damit du die Checkliste bei Bedarf auch ganz einfach an deine individuellen Anforderungen anpassen kannst, haben wir dir die einzelnen Punkte unterhalb noch mal als Text eingefügt. Einfach markieren, in dein Textverarbeitungsprogramm kopieren und schon kannst du schnell und einfach deine ganz persönliche Event-Checkliste kreieren.
Planungsphase:
- Event-Konzept erstellen (Ziele, Thema, Motto, Preise, Konkurrenz-Analyse, etc.)
- Veranstaltung kalkulieren / örtliche Steuern und Abgaben klären
- Gesetzliche Vorschriften prüfen
- Partner / Sponsoren / Medienpartner finden
- Termin finden und fixieren
- Location auswählen und fixieren
- Musiker / Künstler / Referenten / Moderatoren buchen und Verträge abschließen
- Antrag für Subventionen / Förderungen
- Infrastruktur abklären und buchen (Möbel, Nebenräume, Sanitäranlagen, Gitter, etc.)
- Partner / Sponsoren / Medienpartner akquirieren
Organisationsphase:
- Veranstaltungstermin intern kommunizieren
- Projektteam erstellen und Aufgaben verteilen
- Genauen Ablauf der Veranstaltung bzw. Regieplan festlegen
- Kartenvorverkauf / Gäste-Registrierung einrichten
- Sicherheitskonzept erstellen bzw. in Auftrag geben
- Anmeldung der Veranstaltung bei den zuständigen Behörden
- Beantragung der nötigen Genehmigungen (Fahrgen., Parkgen., Nachtfahrgen., etc.)
- Beantragung einer Sperrstundenverlängerung
- Anmeldung der Veranstaltungen bei AKM (Ö) bzw. GEMA (D), o.Ä.
- Hotelzimmer buchen (für Künstler / Gäste / Mitarbeiter / etc.)
- Dienstleister und Lieferanten fixieren (Mobiliar, Ausstattung, Dekoration, etc.)
- Anbieter für Veranstaltungstechnik anfragen und fixieren
- Catering / Gastropartner fixieren (Verpflegung für Gäste / Künstler / Crew / etc.)
- Bühnenanweisung / Technische Anforderungen der Künstler prüfen und einplanen
- Abschluss der nötigen Versicherungen (Veranstalterhaftpflicht, Ausfallsversicherung, etc.)
- Marketingplan erstellen
- Drucksorten bestellen (Plakate, Flyer, Banner, etc.)
- Einladung an Gäste / Presse / etc. versenden
- Bewerbung der Veranstaltung / Presseaussendung
- Shuttles und Transporte einplanen / ev. Runner organisieren
- Strombedarf eruieren und weitergeben / ev. Stromkästen bestellen
- Helfer für Bühne / Auf- und Abbau / Technik / etc.
- Personal für Kassa / Einlass / Registrierung / Empfang / Hostessen
- Garderobe inkl. Garderobenpersonal
- Sicherheitspersonal / Security / Ordner
- Sanitätsdienst / Feuerwehr / Polizei (bei Bedarf)
- Eventfotograf / ev. Video-Team organisieren
- Überprüfung und Umsetzung der Auflagen im Veranstaltungsbescheid
- Eventuelle Vorauszahlungen durchführen
TIPP:
Artistery ist eine kostenlose Online-Suchmaschine mit Bands, Musikern, DJs und Shows für dein Event. Bei uns findest du schnell und einfach den passenden Act für deine Veranstaltung. Hier geht’s zur Künstler-Suche.
Auf Artistery findest du ebenso den passenden Event-Dienstleister (Fotograf, Videograf, Caterer, etc.) für dein Event!
Detailplanung:
- Lieferungen und Abholungen koordinieren
- Parkplatzsituation klären (für Gäste, Künstler, Lieferanten, etc.)
- Nummerierung für Tische / Stühle / etc.
- Beschilderung (Parkplatz, Eingänge, Location, Backstage, Bühne, etc.)
- Namensschilder / Lanyards / Arbeitsunterlagen / Geschenke / Give-Aways
- Finale Anzahl der Gäste eruieren und weiterleiten
- Detail-Informationen an Teilnehmer/Gäste senden (Ablauf, Anfahrt, Parken, Hotel, etc.)
- Besprechung mit Location / Catering / etc.
- Vorbereitungen in der Location (Garderoben, Saal, Foyer, etc.)
- Wlan / Internet in Location organisieren
- Branding und Werbung für Partner und Sponsoren
- Werbematerial für Eigenwerbung in der Location
- Wechselgeld für Kassa / Gastro / etc.
- Abendkassa- / Kassensystem sowie Tickets / Einlassbänder / etc. vorbereiten
- Planung von Abbau / Reinigung / Entsorgung / etc.
- Telefonlisten mit den wichtigsten Kontakten für alle Beteiligten
- Zugang zur Location abklären / Schlüssel holen
Tag der Veranstaltung:
- Test der technischen Anlagen
- Finales Briefing mit den jeweiligen Abteilungen
- Rundgang mit der Behörde (falls vorgeschrieben)
- Betreuung Gäste / Künstler / Partner
- Überwachung des Veranstaltungsablaufs
- Abrechnung mit Künstlern, Lieferanten, Helfern, etc.
- Fotos vom Event / Fotos vom Branding für Sponsoren und Partner
Nachbearbeitung:
- Abrechnung der Veranstaltung
- Abrechnung bei Bedarf an erforderliche Stellen weiterleiten (AKM, GEMA, Magistrat, etc.)
- Dankesschreiben
- Sponsoring-Nachweis für Partner und Sponsoren
- Befragung der Teilnehmer
- Nachbericht an Presse senden
- Nachbesprechung im Projektteam
Das Team von Artistery wünscht gutes Gelingen und viel Erfolg für deine nächste Veranstaltung!
Hinweis: Diese Event-Checkliste ist eine kostenlose Hilfestellung für dein Event. Da jedes Event anders ist, muss diese natürlich immer auf jedes Event individuell abgestimmt werden, aus diesem Grund kann auch keine Haftung oder Garantie auf Vollständigkeit übernommen werden.
